DISCLAIMER
Legal information and privacy policy
A. General
These terms and conditions are applicable to this website. By using this website you undertake to comply with and accept its terms and conditions.
B. Intellectual property rights
Any text-matter, drawings, photographs, films, pictures, data, data bases, software, names, trade- and domain names, trademarks, logo's and other elements of this site are protected by intellectual property rights and are owned by us or third parties. It is prohibited to store (other than required to view the website), any information on this website without our prior written consent or to reproduce, modify, publish, distribute or mail, sell or otherwise assign it or to grant any rights thereto to third parties.
C. Personal data
Inleiding
Als bedrijfsrevisorenkantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
1.Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.
De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te 1150 Brussel, Grootveldlaan 215 met als het ondernemingsnummer 0475.820.533.
De verantwoordelijke is ingeschreven bij de het IBR onder erkenningsnummer B00481.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Aelvoet, Saman & Partners bv via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (wendy.saman@aelvoet.be).
2.Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen :de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
- B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
- C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.
Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als bedrijfsrevisor niet naar behoren uitvoeren.
3.Welke persoonsgegevens en van wie?
In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, ondernemingsnummer nationaal nummer …
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.
Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.
De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.
4.Ontvanger van gegevens
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde. Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.
5.Veiligheidsmaatregelen.
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.
Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.
6.Bewaringstermijn
6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
6.2.Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
6.3 Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
7 Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken
7.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.
Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017 :
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8.)
8 Klachten
Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit :
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be
D. Automated non-personal data collection
We are entitled to collect data of a non-personal nature such as browser type or IP-address, the control program used or the domain name of the website through which you have accessed or exited our website.
E. Cookies
During your visit to the site so-called 'cookies' may be automatically installed on the hard drive of your computer. These data will help us to better gear our site to the wishes and preferences of its visitors. Most internet browsers will allow you to remove cookies from your hard drive, to reject cookies or to receive a warning before a cookie is installed. Consult the instructions or help-function of your internet browser for further details.
F. Unauthorized use of the website. You a.o. undertake:
Not to use the information for illegal purposes.
Not to use the website in such a manner that it gets damaged, distorted, interrupted, halted or rendered less efficient in any way.
Not to use the website to transmit or post computer viruses, or for the transmission or posting of material of a slanderous, obscene or threatening nature.
Not to use the website in any way which would infringe on the rights of natural persons, legal entities or associations, such as, but not exclusively so, the rights to privacy and intellectual property.
Not to use the website for the posting or transmission of material for promotional or publicity purposes without having received our prior permission, except if so requested by the recipient.
Liability on our part
G. Information on the website
Any information, software, products and services ("information") offered on this website may contain imperfections of any kind. We are not liable for the suitability, reliability, timeliness or accuracy of the information. The information is provided and reproduced without any form of guarantee. We are neither liable for any viruses which may occur in spite of all the precautions taken on the site. We reserve the explicit right to alter the information on the site at any time.
H. Links to other websites
This website may contain hyperlinks to third party- or other websites or web pages, or may refer thereto in some other fashion. We have no say over the contents or other characteristics of these websites or web pages and is not in any way liable for the contents and the characteristics thereof. Any links installed by us do not in any way imply approval for the contents of these websites or web pages.
I. Advice via the website
If direct or indirect advice is given via the website regarding personal or business decisions, this advice is given without any guarantee whatsoever and without any liability on behalf of us. You should always consult an expert in the field for additional information regarding the advice given in relation to your particular situation.
J. Governing legislation and competent Courts.
This website is governed by Belgian legislation with the exception of the Belgian referral rules in Belgian International Private Law. In the event of disputes, solely the Courts of our legal territory are competent.
E-mail
The information contained in this message is intended for the addressee only and may contain confidential and/or privileged information and/or information protected by intellectual property rights. If you are not the addressee, please delete this message and notify the sender; you should not use, alter, copy or distribute this message or disclose its contents to anyone. Email transmission cannot be guaranteed to be secure or error free as information could be intercepted, corrupted, lost, destroyed, arrive late or incomplete, or contain viruses. We accept no responsibility for any loss or damage arising in any way from its use. Any views or opinions expressed in this message are those of the author and do not necessarily represent ours. Therefore this email does not constitute our commitment unless it contains an express statement to the contrary from an authorised representative.